资料员的目录怎么填写
2025-05-22 19:09:54
风吹过的记忆
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资料员编写目录需遵循规范流程，确保资料检索高效。以下是具体方法：
一、目录类型与结构
卷内目录
- 放置于卷内第1页，包含文件序号、编号、题名、日期、页码等核心信息。例如：
- 序号：1
- 文件编号：0001-0001
- 题名：钢筋质量证明及试验报告
- 日期：2023年1月1日
- 页码：1-5
- 页号从1开始逐页标注，封面、目录等不编页号。
案卷目录
- 用于档案全程管理，包含立卷部门、标题、保管期限、年度、编号等。例如：
- 立卷部门：XX公司
- 标题：XX工程施工管理资料
- 保管期限：长期
- 编号：Z109-WS·2024-GBGS-0001
二、编制要点
编号规则
- 采用全宗号-门类代码-年度-保管期限-机构代码-件号的混合编号方式（如Z109-WS·2024-Y-BGS-0001）。
目录项命名
- 标题需简明描述文件内容，无标题或标题不规范的文件需自拟标题并加方括号。
更新与维护
- 工程资料变动后需及时更新目录，确保编号、路径等信息准确。
三、工具与操作
软件工具
- Word：
支持自动目录（设置标题样式后插入）和手动创建目录，可通过“引用”-“插入目录”实现。 - Excel：适合编制电子版目录表，包含编号、路径等字段。
操作流程
- 选中标题设置大纲级别（如一级标题1，二级标题2），插入目录后通过“更新域”调整页码。
四、注意事项
纸质目录需统一格式，电子版与纸质版同步更新。- 重点文件（如施工组织设计、质量检验报告）需单独标注页码。
