学校档案如何填归档章呢
2025-05-12 04:31:26
许老师
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学校档案归档章的填写需遵循规范性要求，具体方法如下：
一、归档章的必备项目
归档章应包含以下六个基本要素，需按顺序填写：
全宗号
档案行政管理部门为立档单位编制的代号（如学校代码）。
年度
文件形成年度，用四位阿拉伯数字标注（如2023）。
保管期限
填写“永久”“长期”“短期”等规范代码。
机构（问题）
按分类方案填写“综合类”“教学科研类”等名称。
室编件号
立档单位内部文件排列顺序号，从“001”开始连续编号。
馆编件号
档案馆统一编制的编号，移交时由档案馆填写。
二、填写规范
格式要求
- 使用红色印泥加盖，文字部分用黑色或蓝黑墨水笔填写。
- 六格布局需保持清晰，字体规范统一。
特殊情况处理
- 未分配全宗号时，可用“0000”或计算机设置替代。
- 临时文件可标注“待定”或“临时归档”。
附加信息
- 可增加“收文日期”“收文号”等字段，实现文件与章的关联。
三、注意事项
时间节点
- 建议在文件编号后及时盖章，避免影响后续整理流程。
工具优化
- 可在归档章上预刻固定项目，减少重复填写。
规范性审核
- 定期检查归档章填写是否规范，确保与目录信息一致。
四、示例
某学校2023年教学科研档案归档章填写样例：
```
全宗号：202301（2023年教学科研档案）
年度：2023
保管期限：长期
机构（问题）：教学科研处
室编件号：001
馆编件号：A202301
```
通过规范填写，可有效提升档案管理的准确性和系统性。
