学校档案室如何归档
2025-05-03 22:28:05
考官何老师
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学校档案室归档工作需遵循系统性、规范化的流程，确保档案的完整性、安全性和可利用性。以下是具体步骤与方法：
一、档案收集
定期收集
按年度或季度为单位，将各部门提交的文件材料集中收集，确保文件齐全。
分类预筛选
对收集的文件进行初步筛选，剔除无长期保存价值的文件（如临时性文件、重复文件等），保留具有参考或执行价值的材料。
二、档案整理
分类方法
- 按年度分类：
将文件按形成年度归类，便于查找和管理。
- 按机构/问题分类：按文件形成部门或主题分类，如教学档案、行政档案等。
- 组合分类方案：可结合年度与机构/问题双重维度分类。
装订规范
- 正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后。
- 使用无酸纸制作档案盒，盒脊标注全宗号、年度、保管期限等信息。
编号与编目
- 逐件编号，填写归档章（含全宗号、年度、保管期限等）。
- 编制《卷内文件目录表》，记录文件名称、页数、责任者等元数据。
三、档案保管
确定保管期限
根据文件影响力和相关规定，划分永久、长期、短期等保管类别，避免过早销毁。
存储管理
按分类方案将档案存放于档案库，确保环境温湿度适宜，防止档案损坏。
四、档案利用
查询服务
建立档案查询制度，需经授权人员审批后方可提供档案信息。
转递与移交
毕业生档案可转至生源地、就业单位或人才交流中心，离职人员档案通过原单位调档。
五、制度保障
人员管理
配备专业档案管理人员，明确职责并纳入绩效考核体系。
流程规范
制定《档案归档范围及保管期限表》，规范归档流程，确保合规性。
通过以上步骤，学校档案室可实现档案的科学管理，为教学、科研及历史研究提供有力支持。
